Una de las preguntas más frecuentes que recibimos en la asesoría es:
“¿Qué tipo de gastos puedo deducir como autónomo?”
Y tres de los más comunes —y también más conflictivos con Hacienda— son:
🔹 dietas,
🔹 gastos de kilometraje
🔹 gastos de relaciones públicas.
En esta entrada te explicamos cuándo puedes deducir cada uno de ellos, qué condiciones debes cumplir y qué documentación necesitas para que Hacienda no los tumbe en una inspección.
Gastos de dietas: ¿cuándo puedo deducir mis comidas?
Límites Dietas
Recordar que estas cantidades son los límites diarios. La cantidad efectiva que se deducirá en su caso será la que se justifique mediante factura y pago por medios electrónicos.
Gastos de dietas Relaciones Públicas y Representación
¿Invitaste a un cliente a comer para cerrar un contrato? ¿Organizaste un café con un proveedor potencial? ¿Organizaste un evento con pinchos para mostrar a clientes actuales y potenciales un nuevo producto? Estas situaciones pueden considerarse gastos de representación o relaciones públicas, siempre que estén bien documentadas y tengan una finalidad profesional clara.
¿Que requisitos se deben cumplir?
- Que el gasto tenga un carácter promocional, comercial o de representación.
- Que puedas justificar el motivo y con quién fue la comida o reunión.
- Que tengas una factura completa a nombre del autónomo o empresa.
- Que el gasto sea razonable y coherente con tu actividad.
¿Que no cuela?
- La comida de la comunión de la niña/niño que fue en domingo.
- La factura de la comida a la que invitaste a la familia cuando los visitaste de vacaciones en verano.
- Los gastos de la farra con los amigos cuando fuistes a ver jugar a tu equipo en…
Consejo: acompaña siempre est tipo de facturas con una nota interna indicando el motivo de la comida, nombre de los asistentes y su relacion con tu actividad. Además tambien puedes acompañar copia de alguno/s email/s en los que se invita a clientes y se expone el motivo
Gastos de Vuelos, Trenes, Hoteles
Los gastos de alojamiento (hotel)son deducibles para la empresa y no tributan en el IRPF del trabajador y no cotizan a la Seguridad Social, siempre que:
Sean necesarios por motivos laborales,
Estén debidamente justificados con factura,
Sean abonados por la empresa (directamente o por reembolso).
No tienen límite cuantitativo, pero deben ser razonables y proporcionales a la actividad (es decir, Hacienda puede cuestionar un hotel de lujo de 500 € si no tiene sentido para un comercial, por ejemplo).
Gastos de Kilometraje.
Aquí debemos distinguir varias situaciones dependiendo de si el desplazamiento se produce con coche de la empresa o no.
Si el desplazamiento se produce con coche de la empresa, esta se podrá deducir los gastos de combustible en el mismo porcentaje en que se deduce el IVA y la compra del coche.
Si el desplazamiento se produce en un vehículo que no es propiedad de la empresa, estarán exentos para el trabajador y se podrá considerar gasto para la empresa la cantidad de 0,26 €/km.
Además, se pueden reembolsar gastos adicionales (peajes, parkings…) si están justificados con factura o ticket.
Conclusión
De todo lo anterior se deduce la importancia de mantener un buen sistema para documentar estos gastos y las condiciones en que se producen. Todos sabemos que los tickets se extravían, los comerciales dejan la empresa, los emails a veces son difíciles de localizar cuando ha pasado un tiempo. Por eso nuestra recomendación es tener una plantilla donde se registran los gastos de dietas y kilometraje junto con su documentación y esta se revisa de manera previa a su reembolso.
